En la era digital y de constante vigilancia sobre la privacidad de datos, las empresas en España enfrentan un dilema legal importante relacionado con la solicitud de copias del Documento Nacional de Identidad (DNI) para llevar a cabo diferentes trámites empresariales. Aunque es una práctica bastante común en el ámbito corporativo, recientes directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) establecen que esta práctica puede conllevar sanciones, excluyendo algunas situaciones específicas donde efectivamente es necesario y legal solicitar dichas copias.
El DNI incluye información personal sensible que, en muchos casos, no tiene relevancia para las gestiones que una empresa necesita realizar. Por ejemplo, detalles como los nombres de los padres, contenidos en este documento, son innecesarios para las finalidades empresariales y su recopilación y almacenamiento podrían infringir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La recomendación de la AEPD es verificar los datos requeridos directamente del documento original, evitando almacenar copias sin necesidad.
Es legal fotocopiar el DNI en circunstancias particulares como durante la contratación de nuevos empleados, la apertura de cuentas bancarias, la formalización de contratos comerciales, o cuando existan obligaciones fiscales y legales que lo requieran. Estas excepciones reconocen la necesidad de validar la identidad de individuos para asegurar operaciones legales y prevenir el fraude.
Conciente de la generalización de esta práctica y los posibles riesgos que conlleva, como la suplantación de identidad, la AEPD ha emitido el informe 48/2023, orientando sobre la necesidad de limitar la recolección de datos personales al mínimo indispensable. Instrucciones particulares han sido dadas a sectores como el hotelero, limitándose la recogida de datos a los imprescindibles. Además, ha establecido que en ninguna publicación de actos administrativos debe figurar el número completo del DNI, aunque se reconoce que aún existen ámbitos, como el manejo de datos del censo electoral, que requieren de una especificación más detallada sobre cómo proceder con dicha información.
Dadas las posibles consecuencias y la importancia de cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, las empresas se ven en la obligación de revisar sus procesos y prácticas relacionadas con la solicitud de copias del DNI. Es crucial contar con asesoría legal especializada para adaptarse a las regulaciones, evitando sanciones. Soluciones como el Servicio de Verificación y Consulta de Datos, facilitado por la Plataforma de Intermediación del estado, facilitan las verificaciones necesarias, minimizando la recopilación de datos personales y adheriendo a la normativa de protección de datos.
En conclusión, las empresas deben ejercer cautela y asegurarse de solicitar y almacenar copias del DNI únicamente en aquellos casos que la ley lo permita. La supervisión de la AEPD y el marco legal establecido enfatizan la importancia de la privacidad y protección de datos personales, elementos clave en la confianza y seguridad digital que la sociedad demanda en la actualidad.
